促進(jìn)新型儀表裝置備案整治簡(jiǎn)析
購(gòu)買驗(yàn)收階段設(shè)備的購(gòu)買、驗(yàn)收是設(shè)備檔案產(chǎn)生的主要階段，該階段的檔案直接反映設(shè)備購(gòu)買實(shí)施的情況，是日后設(shè)備運(yùn)行、開發(fā)的參考指導(dǎo)工具，也可以認(rèn)為它是設(shè)備價(jià)值的一部分。在招投標(biāo)文件及訂購(gòu)合同中明確了雙方的法律責(zé)任，所以該階段檔案有很強(qiáng)的憑證和參考作用，特別在與生產(chǎn)廠家發(fā)生糾紛和日后升級(jí)改造時(shí)顯得尤其重要。這些資料檔案的完整收集，同樣會(huì)促進(jìn)采購(gòu)單位對(duì)采購(gòu)及合同執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。
設(shè)備檔案在這一階段所收集的主要檔案包括：（1）招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、中標(biāo)文件；（2）訂購(gòu)合同；（3）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；（4）安裝調(diào)試記錄，雙方簽字移交文件，保修單，裝箱單；（5）隨機(jī)配備全套文件資料（包括軟盤、光盤等非紙質(zhì)資料）；（6）索賠來(lái)往函件及結(jié)果處理記錄。
維護(hù)、改造、使用階段長(zhǎng)期以來(lái)，該階段的檔案容易被忽視，收集完整率較低，而恰恰這部分檔案對(duì)儀器的日后潛力開發(fā)、升級(jí)改造有著很重要的參考依據(jù)作用。客觀上該階段與前兩個(gè)階段相比時(shí)間跨度長(zhǎng)，幾年或者幾十年，隨著人員的變更，時(shí)間的推移，機(jī)構(gòu)更迭，使得檔案后續(xù)收集歸檔不完整；主觀上檔案館工作人員也常常以為設(shè)備儀器開始正常使用，設(shè)備檔案的收集工作就結(jié)束了，而專業(yè)技術(shù)人員對(duì)收集技術(shù)檔案的范圍、職責(zé)不是很明確，主觀疏忽影響了檔案歸檔的完整率。該階段的檔案歸檔工作關(guān)鍵在于制度完備，責(zé)任到人。
該階段的檔案有：（1）使用、檢修記錄，包括有效機(jī)時(shí)記錄及年度效益評(píng)價(jià)；（2）維修報(bào)告，包括故障發(fā)生時(shí)間、原因、維修方案、維修單位、維修經(jīng)費(fèi)等詳細(xì)記錄；（3）維修記錄，包括維修單位出具的更換零配件品牌、型號(hào)清單，管道線路等改造情況；重大事故調(diào)查分析及處理意見(jiàn)；（4）技術(shù)改造升級(jí)、開發(fā)過(guò)程形成的文件，包括儀器開發(fā)的預(yù)期效益、預(yù)算經(jīng)費(fèi)、可行性論證及驗(yàn)收簽字等。
如上所述，大型儀器設(shè)備檔案可分為靜態(tài)檔案和動(dòng)態(tài)檔案兩種，靜態(tài)檔案主要是在儀器設(shè)備從申請(qǐng)購(gòu)買到使用之前的一些隨機(jī)材料，這一部分檔案的建立健全有利于這臺(tái)設(shè)備在今后維護(hù)維修或與廠家發(fā)生矛盾時(shí)發(fā)揮作用。因?yàn)檫@部分檔案多是一些合同、使用說(shuō)明書、圖紙和原始憑證。如果在今后使用時(shí)需要檢修就可以從檔案室中調(diào)出這臺(tái)設(shè)備的圖紙，維修人員便可按照?qǐng)D紙進(jìn)行修理。對(duì)這一部分技術(shù)材料，收集以后首先進(jìn)行分類整理，按照材料的不同性質(zhì)分類，然后按順序放好并編號(hào)，放入檔案盒中。在每一個(gè)檔案盒最前頁(yè)附一張儀器設(shè)備技術(shù)檔案卷內(nèi)目錄，此表中注明：儀器名稱、設(shè)備編號(hào)、管理單位、安放地點(diǎn)、負(fù)責(zé)人等，并對(duì)編好號(hào)的檔案材料按順序登記在表格中，且注明每一材料的份數(shù)。進(jìn)行這種歸類整理以后，便于查找，為學(xué)校教學(xué)、科研及管理工作帶來(lái)了方便。動(dòng)態(tài)檔案是指儀器設(shè)備在使用過(guò)程中，使用人員每天需要填寫的精密貴重儀器設(shè)備使用記錄，其中包括這臺(tái)設(shè)備的使用機(jī)時(shí)、培訓(xùn)的人員數(shù)、新開教學(xué)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、改進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)項(xiàng)目、測(cè)試樣品數(shù)、功能利用數(shù)、科研課題社會(huì)服務(wù)項(xiàng)目數(shù)、維護(hù)次數(shù)等等。
綜上所述，大型儀器設(shè)備檔案與大型儀器設(shè)備是密不可分的，二者相輔相成，只有建立完善的技術(shù)檔案，才能更好地發(fā)揮大型儀器設(shè)備的使用效益。中國(guó)糧油儀器網(wǎng) http://www.pfyin.com/
